Polityka Prywatności Administratora Danych

Prosimy o zapoznanie się z niniejszą Polityką w celu zrozumienia naszych działań dotyczących Twoich danych osobowych i sposobu ich przetwarzania. Korzystając ze strony internetowej NPK SZAFRAN Sp. z o.o., wyrażają Państwo zgodę na postanowienia zawarte w niniejszej Polityce.

NPK SZAFRAN Sp. z o.o. przykłada dużą wagę do ochrony prywatności. Pragniemy zapewnić, że traktujemy Państwa dane ze starannością i uwzględnieniem zobowiązań wynikających z obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Niniejsza polityka opisuje rodzaje danych, jakie NPK SZAFRAN Sp. z o.o. może zbierać lub jakie mogą Państwo nam przekazywać oraz zasady ich zbierania, wykorzystywania, przetwarzania, ujawniania i ochrony.

I. ZASADY OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej zwane: „RODO”) informujemy, że:

1) Administratorem danych osobowych zgodnie z art. 4 pkt. 7 RODO jest NPK SZAFRAN Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, adres: 02-495 Warszawa, ul. Skoroszewska 1B lok. 99, tel.: 573 504 300, e-mail: kontakt@istotni.pl.

2) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo skontaktować za pomocą adresu e-mail: dane@istotni.pl.

3) Cele w jakich możemy przetwarzać dane osobowe, w zależności od źródła pochodzenia:

Lp. Źródło informacji Cel przetwarzania
Dane Klientów
1. Zgłoszenie usług sprzątania organizowanych przez Administratora ·        Wykonania zawartej umowy tj. realizacji usługi sprzątania (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b  „RODO”);
·        Wypełnienie prawnie ciążących obowiązków na Administratorze danych w związku z koniecznością przechowywania dowodów księgowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c  „RODO” w związku z przepisami podatkowymi);
·        W celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f  „RODO”);
·        Marketingu i promocji produktów i usług (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) oraz f) „RODO”);
·        Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, badania satysfakcji Klientów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”);
·        W celach archiwizacyjnych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”).
2. Formularz kontaktowy na stronie internetowej ·        Wykonania zawartej umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b  „RODO”);
·        Marketingu i promocji produktów i usług (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) oraz f) „RODO”);
·        Udzielania odpowiedzi na przesłane pytania, prowadzenie korespondencji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”);
·        W celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f  „RODO”);
·        Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, badania satysfakcji Klientów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”).
3. Dane otrzymywane podczas rozmów, kontaktów telefonicznych, korespondencji e-mail, korespondencji w ramach formularzy elektronicznych ·        Wykonania zawartej umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b  „RODO”);
·        Marketingu i promocji produktów i usług (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) oraz f) „RODO”);
·        Udzielania odpowiedzi na przesłane pytania, prowadzenie korespondencji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”);
·        W celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f  „RODO”);
·        Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, badania satysfakcji Klientów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”).
4. Dane otrzymywane podczas spotkań i znajdujące się w zawieranych Umowach ·        Wykonania zawartej umowy lub podjęcia działań zmierzających do jej zawarcia (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b  „RODO”);
·        W celu bieżącego kontaktu wynikającego z zawartej umowy lub z podjętych działań zmierzających do jej zawarcia (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b  „RODO”);
·        Wypełnienie prawnie ciążących obowiązków na Administratorze danych w związku z koniecznością przechowywania dowodów księgowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c  „RODO” w związku z przepisami podatkowymi);
·        W celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f  „RODO”);
·        Marketingu i promocji produktów i usług (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) oraz f) „RODO”);
·        Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, badania satysfakcji Klientów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”).
5. Newsletter ·        Marketingu i promocji produktów i usług (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) „RODO”);
·        Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, badania satysfakcji Klientów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”).
Dane Kontrahentów i innych osób kontaktujących się z Administratorem
6. Dane otrzymywane podczas spotkań i znajdujące się w zawieranych Umowach ·        Wykonania zawartej umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b  „RODO”);
·        W celu bieżącego kontaktu wynikającego z zawartej umowy lub z podjętych działań zmierzających do jej zawarcia (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b  „RODO”);
·        Wypełnienie prawnie ciążących obowiązków na Administratorze danych w związku z koniecznością przechowywania dowodów księgowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c  „RODO” w związku z przepisami podatkowymi);
·        W celu dochodzenia ewentualnych roszczeń (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f  „RODO”);·        Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, badania satysfakcji Klientów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”).
7. Dane znajdujące się w korespondencji elektronicznej i papierowej ·        Bieżący kontakt z naszymi Kontrahentami i Podmiotami Współpracującymi, z którymi mam podpisane umowy, w celu ich realizacji
·        Kontakt z firmami i ich przedstawicielami, z którymi prowadzimy negocjacje przed zawarciem umowy;
·        Odpowiedzi na wszelkie inne zapytania, które trafiają do nas na oficjalne adresy umożliwiające komunikację elektroniczną.(podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b lub lit. f  „RODO”);

4) Odbiorcami danych osobowych w związku z realizacją celów wskazanych w punkcie 3 mogą być:

a) Osoby upoważnione przez Administratora – pracownicy oraz współpracownicy;
b) Podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzania danych osobowych (podmioty przetwarzające) na podstawie zawartych umów;
c) Spółki powiązane z Administratorem – spółki z grupy kapitałowej;
d) Podmioty, którym Administrator zobligowany będzie udostępnić dane na podstawie przepisów prawa;
e) Odbiorcy danych tacy jak: kurierzy, banki, kancelarie prawne.

5) Przetwarzane dane osobowe nie są przekazane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

6) Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora w okresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w punkcie 3:
a) W związku z realizacją zawartej umowy, do czasu jej zakończenia, po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa w szczególności dotyczących przechowywanie dowodów księgowych lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
b) W związku z marketingiem produktów i usług oferowanych przez Administratora, do czasu wycofania zgody na takie przetwarzanie.

7) Prawa przysługujące osobom, których dane przetwarzamy:
a) prawo do wyrażenia oraz cofnięcia zgód na przetwarzanie danych adresu e-mail lub numeru telefonu, w celu otrzymywania komunikacji marketingowej (newsletterów, biuletynów, innych informacji promocyjnych i marketingowych).

Możesz cofnąć zgodę w dowolnym momencie kontaktując się z nami za pośrednictwem telefonu, korespondencji e-mail lub listownej.

Ponadto, w stopce każdego e-maila zawierającego komunikaty marketingowe znajduje się link do wycofania zgody na otrzymywanie takich komunikatów. Prosimy abyś pamiętał, że nasze powiadomienia mogą zawierać istotne lub przydatne informacje dotyczące m.in. oferowanych produktów, zniżek i innych promocji.

b) prawo do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych, którego podstawą jest  uzasadniony interes Administratora danych, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.

c) prawo dostępu do danych, przysługuje Państwu prawo uzyskania dostępu do informacji przetwarzanych na Państwa temat przez Administratora, celu przetwarzania, źródle pochodzenia tych informacji, informacji o odbiorcach danych, którym zostały one ujawnione, okresie przetwarzania danych. Mogą wnieść Państwo o przekazanie kopii danych podlegających przetwarzaniu, także w formie elektronicznej.

d) prawo do sprostowania (poprawienia) danych osobowych, jeśli Państwa dane znajdujące się w naszym posiadaniu są niedokładne lub niekompletne.

e) prawo do usunięcia danych, jeśli Państwa dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, a Administrator nie ma podstaw do ich przetwarzania, np. na podstawie Państwa zgody albo realizacji obowiązku prawnego.

f) prawo do przenoszenia udostępnionych danych w formacie  do odczytu maszynowego, np. w celu udostępnienia ich innemu podmiotowi.

 g) prawo ograniczenia przetwarzania danych w następujących przypadkach (przy składaniu wniosku należy wskazać jeden z poniższych przypadków):

  • jeśli mają Państwo zastrzeżenia co do prawidłowości danych;
  • jeśli uważają Państwo, że nie powinniśmy przetwarzać danych, ale jednocześnie nie chcecie, abyśmy je usunęli;
  • jeśli takie dane osobowe nie są już nam potrzebne, natomiast Państwo potrzebują ich w związku z dochodzeniem roszczeń;
  • jeśli wyrazili Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych, a naszym obowiązkiem jest sprawdzenie, czy powinniśmy je dalej przetwarzać.

h) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – o ile uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych przez Administratora  odbywa się z naruszeniem przepisów prawa.

Ze swoich uprawnień mogą Państwo skorzystać poprzez złożenie odpowiedniej dyspozycji w za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektroniczną  kontaktując się z naszym Inspektorem Ochrony Danych, do którego kontakt wskazujemy w punkcie 2 niniejszej Polityki.

Administrator  w terminie miesiąca od otrzymania dyspozycji – udzieli Państwu informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem. W razie potrzeby termin realizacji żądania może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę zgłoszonych żądań.

W celu realizacji Państwa żądania, jesteśmy uprawnieni do weryfikacji tożsamości, aby Państwa dane nie trafiły do nieuprawnionej osoby.

Jeżeli Państwa żądanie okazałoby się ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój nagminny charakter, Administrator  może zażądać uzasadnionej opłaty za realizację wniosku albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

8) W przypadkach zawarcia i realizacji Umowy, podanie danych ma charakter obligatoryjny – dane są niezbędne do realizacji celu. W innych przypadkach podanie danych ma charakter dobrowolny, jednak konsekwencją niepodania tych danych może być brak możliwości zawarcia i realizacji umowy – zamówienia, brak możliwości skorzystania z usługi.

II. MEDIA SPOŁECZNOŚCIOWE

1) NPK SZAFRAN Sp. z o.o. prowadzi profile w mediach społecznościowych, którymi zarządza:
a) W serwisie Facebook, pod adresem: https://www.facebook.com/istotni/
b) W serwisie Instagram, pod adresem: https://www.instagram.com/istotni.pl/
c) W serwisie YouTube, pod adresem: https://www.youtube.com/@istotni/
d) W serwisie LinkedIn, pod adresem: https://www.linkedin.com/showcase/istotni/

2) Dane w serwisach społecznościowych możemy wykorzystywać w następujących celach:
a) W celu kontaktu i udzielania odpowiedzi na przesłane pytania (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”);
b) W przypadku pozostawienia na naszym profilu komentarz lub wystawienia oceny (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a „RODO”);
c) W celach archiwalnych i dowodowych dla zabezpieczenia informacji, których wykorzystanie może być niezbędna dla dochodzenia naszych praw (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”);
d) W celu tworzenia statystyk – przy wykorzystaniu plików cookie, aby przeanalizować, w jaki sposób użytkownicy korzystają z mediów społecznościowych (jak wielu odwiedza np. fanpage, jak długo na nim pozostają, które treści wzbudzają największe zainteresowanie etc.) Dzięki temu można stale ulepszać nasz fanpage lub profil i dostosowywać ich działanie do preferencji użytkowników. W celu śledzenia aktywności i tworzenia statystyk wykorzystujemy narzędzia Facebooka oraz Linkedin.

3) Wchodząc na nasze profile w mediach społecznościowych, wykorzystując funkcjonalność „Lubię to” lub „Obserwuj” wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie przez nas danych osobowych. W celu cofnięcia zgody na przetwarzanie danych na naszym fanpage wystarczy zaznaczyć „nie lubię” w stosunku do naszego fanpage. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne. Innymi słowy, do czasu cofnięcia zgody mamy prawo przetwarzać dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

4) Podanie danych osobowych jest dobrowolne i zawsze uzależnione od Państwa decyzji. W określonych sytuacjach, podanie danych osobowych może być niezbędne abyśmy mogli udzieli odpowiedzi na Państwa pytanie.

5) W związku, z korzystaniem z profili w serwisach społecznościowych: Facebook oraz LinkedIn Państwa dane osobowe mogą być przekazywane Administratorom tych portali, a tym samym Państwa dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego: Stanów Zjednoczonych. W odniesieniu do podmiotów z tego państwa Komisja Europejska stwierdziła właściwy poziom ochrony danych osobowych decyzją wykonawczą z dnia 12 lipca 2016 r. (dane będą przekazywane wyłącznie tym odbiorcom, którzy przystąpili do programu Privacy Shield).


III. PLIKI COOKIES

Wiele stron internetowych, w tym również i nasza zapisują na Państwa komputerze, a dokładniej w schowku konkretnej przeglądarki (Firefox, Internet Explorer, Chrome i inne) na koncie użytkownika komputera lub telefonu, z którego łączą się Państwo z siecią, tzw. pliki cookie.

Zazwyczaj pliki cookie są bardzo pożyteczne. Dzięki nim zapamiętywane są Państwa indywidualne ustawienia.

Pliki cookie stosowane na naszej stronie internetowej nie przechowują danych pozwalających na bezpośrednią identyfikację. Dane uzyskane w ten sposób nie będą przesyłane stronom trzecim, poza wyjątkami wskazanymi w naszej Polityce.

Żadne szczegółowe dane osobowe umożliwiające Państwa identyfikację nie będą przez nas udostępniane.

W jakich celach stosujemy pliki cookie?

  • stosujemy pliki cookie, aby dowiedzieć się, ilu użytkowników odwiedza naszą stronę internetową i zbadać w jaki sposób to robią – takie działanie pomaga nam poprawić jakość świadczonych usług, np. Google Analytics. Google Analytics stosuje pliki cookie do analizy ilości użytkowników odwiedzających naszą stronę internetową. Więcej informacji znajdziesz na https://policies.google.com/privacy;
  • wykorzystujemy pliki cookie do monitorowania i zarządzania przepływem danych na naszej stronie internetowej;
  • wykorzystujemy pliki cookie w naszych kampaniach reklamowych. Pliki cookie pomagają nam poprawiać naszą stronę internetową oraz uatrakcyjnić naszą ofertę.

Korzystamy z dwóch rodzajów plików cookie:

  • cookies sesyjne

Są to tymczasowe pliki cookie aktywne tylko wtedy, gdy wchodzisz na stronę internetową (lub dokładniej, do czasu, aż nie opuścisz strony internetowej i nie zamkniesz przeglądarki). Powyższe pliki pozwalają na zapamiętanie stronie internetowej Państwa działań na poprzedniej stronie, eliminując konieczność ponownego wprowadzania informacji.

  • cookies trwałe

Trwałe pliki cookie pozostają na komputerze po opuszczeniu strony internetowej. Pomagają one w Państwa identyfikacji jako unikalnego gościa (zachowanie informacji w postaci losowo wygenerowanego numeru). Długość pozostania plików cookie na Państwa komputerze uzależniona jest od rodzaju takich plików.

Usuwanie plików cookie

Jeżeli uważają Państwo, że obecność plików cookie narusza Państwa prywatność, mogą Państwo w każdej chwili je wyłączyć albo dla konkretnej witryny albo w ogóle dla wszystkich połączeń z przeglądarki.

Przykłady:

  • Mozilla Firefox – W menu „Narzędzia” wybierz „Opcje” i w nich zakładkę „Prywatność”. Przeglądarka daje możliwość zaznaczenia, że nie chcesz być śledzony w ogóle albo usunięcia pojedynczych ciasteczek poszczególnych witryn.
  • Microsoft Internet Explorer – W menu „Narzędzia” wybierz „Opcje internetowe” i w nich zakładkę „Prywatność”. Specjalnym suwakiem możesz regulować ogólny poziom prywatności albo przyciskiem „Witryny” zarządzać ustawieniami poszczególnych serwisów internetowych.
  • Google Chrome – W menu ukrytym pod trzema poziomymi kreseczkami w prawym górnym rogu przeglądarki wybierz „Narzędzia” a potem „Wyczyść dane przeglądania…”. Oprócz możliwości czyszczenia plików cookie, znajduje się tam link „Więcej informacji”, który prowadzi do szczegółowego opisu funkcji prywatności przeglądarki.
  • Opera – Przyciskiem „Opera” w lewym górnym rogu otwórz menu i wybierz w nim „Ustawienia” i dalej „Wyczyść historię przeglądania…”. Oprócz możliwości skasowania już ustawionych plików cookie, jest tam też przycisk „Zarządzaj ciasteczkami…” prowadzący do bardziej zaawansowanych opcji dla poszczególnych witryn.
  • Apple Safari – W menu „Safari” wybierz „Preferencje” i w nich zakładkę „Prywatność”. Znajdziesz w niej liczne opcje dotyczące plików cookie. W telefonach komórkowych, tabletach i innych urządzeniach mobilnych każdy model telefonu może tę funkcję obsługiwać w inny sposób. Dlatego zachęcamy Cię do zapoznania się z opcjami prywatności w dokumentacji na stronie internetowej producenta Twojego urządzenia mobilnego.